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Javier López, Senior Manager EMEA – Solutions and Services Strategy OKI

  • Publicado el 06 de Octubre de 2014
“Con una solución Managed Print Services se maximiza el ahorro de costes manteniendo los niveles del servicio”

Cada vez son más las empresas que optan por contratar los servicios de gestión de impresión buscando un ahorro de costes. Sin embargo, todavía hay algunas que desconfían de estos servicios por lo que a seguridad que ofrecen. Javier López, Senior Manager EMEA – Solutions and Services Strategy en OKI despeja ésta y otras muchas dudas en esta entrevista.

Pregunta.- ¿Cómo han ayudado las empresas de servicios de impresión a controlar los costes de impresión?
Respuesta.-
Los servicios de gestión de impresión (MPS) son mucho más que una simple reducción de costes y eliminación de la carga que supone, para los departamentos de TI, la administración de impresoras de la organización. Al tratarse de un servicio proporcionado por un fabricante de impresoras u otro proveedor, significa la toma del control completo de estos temas, lo que permite a la empresa seguir centrándose en lo que mejor hace.

El poner en manos de un proveedor este tipo de actividades no esenciales se está convirtiendo cada vez más en algo importante para empresas grandes y pequeñas por igual. Los proveedores de MPS tienen la ventaja de un conocimiento especializado y experiencia en la gestión y racionalización del  parque de impresoras  y, además, se reduce el coste total de propiedad. Con este sistema, se controlan todos los aspectos de la impresión, lo que normalmente produce un ahorro visible en costes de hardware y consumibles, así como la reducción de costes ocultos alrededor de la gestión en curso, el despilfarro del tiempo del usuario, y el manejo de documentos, entre otros.

Pregunta.- ¿Qué se consigue implementado este tipo de soluciones?
Respuesta.-
El objetivo de implementar una solución Managed Print Services es maximizar el ahorro de costes en todas las áreas, manteniendo al mismo tiempo y, cuando sea posible, mejorar los niveles del servicio. En el pasado, los servicios de impresión gestionados sólo se contemplaban como relevantes en las empresas más grandes. Por el contrario,  las pequeñas y medianas empresas, no han sabido en muchos casos valorar su importancia, e incluso se han sentido incómodos con el concepto de un servicio gestionado, preocupados  –innecesariamente–  acerca de los posibles riesgos de seguridad y la pérdida de control.

Al igual que otros proveedores, en el mercado de los negocios más pequeños, OKI ha desarrollado diferentes tipos de ofertas de servicios gestionados, específicamente diseñados para satisfacer las diferentes necesidades de las pequeñas y medianas empresas (PYMES); incluyendo opciones para gestionar el "coste por página” para el entorno multifuncional, y "documental" con el fin de mejorar el flujo de trabajo de oficinas de los clientes. Esto también pone de manifiesto que hay una importante tarea de educación que hacer para demostrar cómo los servicios de impresión gestionados son relevantes y asequibles para este importante mercado.

Pregunta.- ¿Cómo protegen los proveedores de servicios de impresión a los clientes?
Respuesta.-
Las soluciones para la gestión de la impresión han evolucionado a partir de los fabricantes de impresoras, con muchos años de experiencia en la recopilación y distribución de datos en un entorno seguro y fiable. Hace una década y más, los datos de las impresoras se obtenían habitualmente desde las instalaciones del cliente para permitir la reposición de consumibles, por ejemplo, o proporcionar otros servicios de apoyo cómo y cuándo fuera necesario (mediante notificaciones de alerta de los dispositivos).

Los servicios de impresión gestionados han evolucionado para soportar mayor movilidad y un entorno preparado para el teletrabajo, incluyendo estrategias que pueden ser gestionadas a través de tu propio dispositivo. Y es que permiten al personal un acceso remoto a la red de impresión de forma segura, a través de sus móviles, ordenadores portátiles y tabletas.

Los altos niveles de encriptación se aplican a documentos protegidos y acceso restringido sólo a las personas autorizadas, siempre a través de Internet WLAN corporativa,  o red privada virtual (VPN). De cara al futuro, las soluciones Managed Print Services también se están adaptando para cumplir con las regulaciones gubernamentales más estrictas, en relación con el almacenamiento seguro de información durante largos periodos de tiempo y las directivas de protección de datos.

Pregunta.- ¿Cómo son los servicios de impresión para usuarios de móviles?
Respuesta.-
No hace mucho tiempo, el único uso regular a distancia de impresión era el de enviar documentos por correo electrónico a impresoras específicas. Esto se ha expandido de manera significativa gracias al  software incorporado en la impresora y las aplicaciones móviles para los usuarios dentro de las implementaciones de servicios de gestión de impresión, que permiten compartir en entornos de intranet de forma sencilla, segura, y desde cualquier lugar o momento, los documentos almacenados en la nube (por ejemplo, Dropbox, Google Drive) o a través del programa Microsoft SharePoint.

Así, por ejemplo, si te das cuenta en el aeropuerto de que te has dejado tu tarjeta de embarque en casa, basta con ir a un kiosco de impresión y cargar o descargar el documento desde la nube segura e imprimirla en cuestión de segundos. Los costes son tangibles y pueden ser controlados, con opciones como el equivalente de pago por página o escaneado.

Pregunta.- ¿Qué impacto está teniendo la nube en la impresión?
Respuesta.-
La nube ofrece un recurso valioso para los servicios de impresión gestionados. En el caso de las impresoras multifuncionales (MFP), por ejemplo, es posible convertir documentos en papel a formato digital y almacenarlos en la nube a través de un servicio de gestión de contenido de documentos en línea, ya que el dispositivo MFP está conectado directamente y sin problemas a la nube.

Esto es especialmente valioso para las pymes, que no buscan ni la preocupación ni los costes de complejos servicios adicionales de TI, pero sí se pueden conectar de forma sencilla a, por ejemplo, Dropbox , Google Drive o Microsoft Office 365 en la nube. Al mismo tiempo, los documentos pueden convertirse de nuevo en analógicos, al permitir el acceso a documentos archivados y su impresión a través de una impresora multifunción o un dispositivo móvil.

Pregunta.- ¿Cuáles son los beneficios para las pymes?
Respuesta.-
Tanto a nivel mundial como en los mercados individuales, las pymes pueden beneficiarse significativamente de servicios de impresión gestionados, adecuadamente diseñados, de proveedores de soluciones especializadas, como OKI , llevando al máximo la eficiencia y la eficacia de su producción, sin comprometer la calidad. Como resultado, las pymes pueden acceder a las últimas tecnologías de vanguardia y apoyar el trabajo fuera de la oficina, mientras garantizan que los costes de impresión sean estrictamente controlados.

 

Pregunta.- ¿Y concretamente para las pymes de artes gráficas?
Respuesta.-
Para las pymes del mundo de las artes gráficas, ofrecemos además la ES9541, la primera impresora digital LED en ofrecer impresión a cinco colores – CMYK + blanco o brillo – en formatos hasta A3+. Mediante la utilización de los tóneres de blanco y brillo, los profesionales del sector de las artes gráficas pueden producir de manera interna catálogos, manuales y álbumes fotográficos, además de pruebas y revisiones de diseño de materiales gráficos, lo que les permitirá crear documentos profesionales de gran calidad.

Además, facilita la impresión de copias digitales en tiradas cortas, de acuerdo a las necesidades de cada cliente, por lo que ofrece a los profesionales gráficos y creativos la posibilidad de acceder a nuevas fuentes de ingresos que, anteriormente, sólo estaban al alcance de soluciones de impresión de alto coste.

Las pymes son importantísimas en el momento actual de recesión de nuestro país, por eso OKI ha desarrollado para ellas la plataforma www.okiparapymes.com donde los profesionales pueden acceder a promociones; solicitar una evaluación de sus gastos de impresión a través del servicio de auditorías gratuitas; conocer las soluciones específicas de la marca para el sector de las Artes Gráficas, las soluciones Office, así como el programa SMART (Coste por Página). Desde su creación en 2011, la plataforma ha recibido más de 67.900 visitas únicas y registró 150.180 páginas vistas.

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