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¡Ante todo organización!

  • Publicado el 25 de Agosto de 2014
  • Pedro Hernández

Las empresas cuando nacen, ya nacen organizadas, que si un Director General, Director Financiero, Administración, Responsable de Producción, Operarios y así hasta cubrir los puestos más básicos, en la mayoría de empresas de la Industria Gráfica muchos de estos puestos son ocupados por la misma persona, ya que la envergadura de la empresa no permite contratar a más personal.

Esta estructura funciona hasta que llega el momento en el que el cliente pide hablar con el Responsable de Calidad, o con el Director Comercial, o si hay una inspección de trabajo y requieren la presencia del delegado de prevención o la administración local o autonómica reclama al responsable de medio ambiente. Es en esos momentos cuando la falta de organización o la formación de las personas se echan a faltar. No siempre es fácil cubrir estos puestos, a veces se recurre a la imaginación, pero al final se demuestra que una buena formación y organización de la tarea diaria garantiza el éxito del solapamiento de cargos.

Debido a la crisis las empresas han empezado a disminuir las plantillas, siendo en primer lugar los más afectados, aquellos que no inquieren directamente en la producción o que simplemente tiene los sueldos más elevados, si a ello sumamos las exigencias de los clientes antes mencionadas, podemos encontramos con una organización caótica con el lema “aquí hacemos de todo”.

Y a pesar de que sea así, no garantiza que lo hagamos bien, lo que conlleva perdidas lógicas de productividad, calidad y servicio, en pocas palabras perdida de dinero, sin olvidar la gran tarea de tirar adelante la empresa en su conjunto que llevan los empresarios del sector.

A continuación se dan algunas pinceladas de cómo se pueden organizar de manera eficiente ante estos cambios, no es intención la de poner orden en su casa, ya que saben perfectamente como está, pero si aportar una serie de ideas y conceptos que le puedan ayudar a mejorar y optimizar su organización.

Pasos a seguir

En primer lugar y ante el cubrimiento de varios puestos de trabajo, es imprescindible el formarse en las áreas que se vayan a cubrir. Si estamos ante el caso de ocupar el puesto de responsable de calidad, se necesitarán conocimientos de dicha tarea, no sirve el cargo honorifico, además hay que hacerlo efectivo conociendo técnicas de Gestión de Calidad y de Control de Calidad, de manera podamos demostrar  al cliente que tenemos una estructura y sabemos dar una respuesta o que podemos emprender unas acciones correctivas ante una reclamación o devolución. El cliente puede admitir un error, pero no va a admitir el que no se le conteste y que dicha contestación no garantice otro posible error de lo mismo. Estos puestos suelen ser ocupados por el mismo Director General en caso de que no se contrate a un profesional en calidad. Puede estar apoyado por administración en aquellas tareas que requieran la realización informes o el archivo de registros y datos.

Si hablamos de producción existen métodos de organización que no solo implican la planificación del proceso, sino el buen rendimiento del taller, métodos como el Lean Printing que se aplican para que tengamos más orden y limpieza en los mismos y evitemos las repeticiones de tareas que nos hace perder rentabilidad en el trabajo. En este caso y ante la ausencia de un responsable de producción el operario más aventajado puede cubrir dicho puesto dándole una formación adecuada en estos aspectos.

Una vez hablado de la formación otro de las acciones a realizar es la de la marcar las responsabilidades en la empresa. Si aplicamos el lema de “aquí hacemos de todo” habrá partes del proceso de la empresa que, o bien no serán cubiertos o habrá más de un responsable, lo que ocasionará que, ante una incidencia, no se sepa lo que ha ocurrido produciendo una merma en el desarrollo del trabajo y una falta de imagen de organización ante los clientes.

Para solucionar este aspecto, es recomendable sentarse a reflexionar y realizar un organigrama de la empresa y un diagrama de flujo del proceso, de esta manera y de forma sistemática iremos mencionando a todos los miembros de la empresa y las responsabilidades que tienen durante todo el proceso, desde la recepción u oferta de un pedido hasta la entrega del producto con el albarán y factura. Y en caso de comprobar que existen áreas o tareas huérfanas de responsable, asignarlos.

Y el último aspecto a tener en cuenta pero no por ello menos importante, es el equipo humano. Podemos comprar las maquinas más actualizadas, más veloces, con cambios rápidos, programas informáticos que “lo hacen todo”, pero para que estos mecanismos funcionen bien y podamos sacar todo el provecho posible, se necesita personal que, no solo sea profesional, sino que haga suyo el derive de la empresa.

Para ello no existen formulas mágicas, ya que la formación y la asignación de responsabilidades ya son elementos motivadores. Lo importante es que no sean puntuales y que tengan su reconocimiento. No hablamos de dinero, que también es motivador y mucho, estamos hablando del reconocimiento al trabajo bien realizado y sobre todo cuando nos referimos a personas que realizan varias tareas debido a la situación actual y que son los primeros en entenderlo.

Ya sabemos que a las personas se les paga para hacer bien su trabajo, hablamos de las personas que reciben una responsabilidad y otra y otra sin estar estipulado en un principio. Si para llevar a cabo estas acciones no hay tiempo o se escapa a nuestras habilidades, existen profesionales del sector que pueden orientarle hacia esas mejoras.  Como ya he indicado anteriormente, cada uno sabe lo que se “cuece en su casa”, pero si se ve reflejado en algo de lo comentado, no lo dude y empiece a trabajar en ello, los tiempos cambian y no nos espera.

 

Pedro Hernández

Formador – Asesor de FOCAL
info.focal197@gmail.com

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